domingo, 3 de mayo de 2020

Delegar: Cómo mejorar la toma de decisiones

domingo, 3 de mayo de 2020

Delegar: cómo ayudar a tu equipo a tomar decisiones

Comprender, predecir e influir son tres palabras claves que guían nuestro día a día profesional (y personal). Necesitamos entender el entorno, los clientes, la competencia, identificar relaciones causa-efecto y, a partir de ahí, tomar las mejores decisiones para conseguir nuestros objetivos. Comprender, predecir e influir, conlleva entender las relaciones formales e informales dentro de la organización, lo evidente y lo interpretable.

La toma de decisiones es el motor de las organizaciones…, no todas pueden ser delegadas pero, tampoco todas tienen que ser tomadas por la dirección. Cada profesional, dentro de su ámbito de actuación y de la madurez en su puesto, debe disponer de autonomía suficiente para tomar decisiones.

¿Hasta qué punto tu equipo es capaz de Comprender, predecir e influir? ¿Y el equipo de tu equipo? ¿Tomas decisiones que estarían en sus límites de responsabilidad? ¿Las decisiones se toman tarde o no se toman? ¿Sientes que tienes que perseguir cada decisión? ¿No tienes tiempo para hacer tu trabajo? En la era del conocimiento el trabajo cada día es diferente y los límites de responsabilidad a veces se desdibujan y, por tanto, es necesario contar con un equipo comprometido que tome decisiones acertadas en el momento adecuado a lo largo y ancho de la organización.

La inmediatez de respuesta que requiere el mercado, necesita que se invierta la pirámide organizacional y que las decisiones recaigan en un mayor número de profesionales.

En este artículo te contaré cómo puedes ayudar a tu equipo a ser más autónomo y a tomar decisiones de manera que puedas dar respuestas más rápidas, les prepares para puestos de mayor responsabilidad y generes un mayor compromiso.

Renunciar al control cuesta y muchas veces es necesario realizar un esfuerzo consciente, para dejar libertad y mantener la calma. Calibrar el nivel de autonomía tampoco es fácil, es algo que debes ajustar en función de la madurez de tu equipo y la situación de la organización.

¿Por qué mi equipo no toma decisiones?

Si quieres que tu equipo asuma una mayor responsabilidad y tome más decisiones, es necesario profundizar en porqué hasta ahora no se están obteniendo los resultados adecuados, parte de esta responsabilidad suele estar en nosotros mismos:

Si cada vez que alguien decide le decimos que debía habernos consultado.

Si cada vez que alguien decide y se equivoca le haces ver que no está cualificado para tomar esa decisión.

Si quieres revisar cada pequeño detalle.

Si no escuchas las ideas del equipo y las decisiones son por “ordeno y mando”.

Si la perfección te puede y sus decisiones nunca te parecen suficientemente buenas.

¿Te suenan estas situaciones? Si te sientes identificado con alguna de ellas, esta sería la primera reflexión, quizá habría que cambiar algo para que la realidad también cambie. Muchas veces “más vale hecho que perfecto”, lo importante es identificar los casos en los que no es así.

Ahora vayamos al otro lado ¿Por qué un equipo no decide?

Porque no conoce el entorno ni el marco en el que tiene que tomar la decisión (No Comprende).

Porque no tiene criterio para poder ponderar el impacto de una u otra decisión (No predice).

Porque no se encuentra lo suficientemente libre para tomar decisiones o no se considera responsable último del proyecto/actividad.

Porque prefiere no decidir a equivocarse

Porque en la organización se valora más quien expone la idea que si ésta es realmente buena.

Por que no quiere (“No me pagan por esto”)…,frase demoledora donde las haya

¿Cómo puedo ayudarle a tomar decisiones?

- Invierte en explicar el negocio (relaciones causa-efecto), los objetivos (hacia dónde te diriges), las iniciativas en marcha, cuanto mayor información más fácil será tomar decisiones adecuadas. Cada pequeña o gran decisión debe tomarse en el contexto adecuado.

- Establece matrices de decisión, comités, políticas para temas recurrentes de manera que quede claro quién debe decidir y cómo (de forma individual o mancomunada). No todo puede estar definido, pero sí las decisiones más habituales.

- Dedica tiempo a pensar y decidir de manera conjunta temas importantes (aprender desde el ejemplo):

a. Identifica adecuadamente el problema y las alternativas.

b. Asegura que se dispone de información completa: Pon el valor la información cuantitativa, ayuda a comprenderla y ponerla en contexto. La intuición es importante, pero tiene sesgos, procura basarte en datos siempre que sea posible.

c. Escucha las opiniones de tu equipo (pregunta lo que necesites para tener clara su posición), es difícil que una sola persona tenga información completa.

d. Incluye todos los puntos de vista y consensua las decisiones con todos los afectados.

- Define las decisiones en las que querrías participar y en las que querrías estar informado ¿Es necesario conocer todos los detalles de todas las decisiones del día a día?... pregúntate si eso te resta foco de tu verdadera función.

Delegar (en las personas adecuadas) tendrá un efecto multiplicador en el impacto de tu liderazgo.

- Ellos son los responsables últimos de sus funciones (déjales espacio!), en función de su grado de madurez en la tarea necesitarán más o menos apoyo por tu parte. Tú estas ahí por si te necesitan, establece Qué hacer pero deja libertad en el Cómo.

- Promueve equipos multidisciplinares para llevar a cabo determinados proyectos. No es necesario cambiar el organigrama de la organización para introducir frescura y flexibilidad. La rotación en el liderazgo de proyectos hace crecer a tu equipo, desarrolla sus habilidades soft y aumenta el compromiso con la organización. Realiza seguimiento pero deja espacio a la creatividad.

-- Si tu equipo decide y por lo que sea sale mal, apoya a tu equipo, asume con responsabilidad las consecuencias de cara afuera y reflexiona internamente con el equipo si hubiera sido posible actuar de manera diferente. ¿Habrían necesitado más seguimiento? ¿Qué habéis aprendido?.

- Explica tus decisiones, pueden no compartir tu punto de vista, pero les estás dando información adicional sobre estrategia o visión que les puede ayudar a tomar decisiones. Escucha y acepta su punto de vista, la diversidad de opiniones es más complicada de gestionar que el ordeno y mando, pero los resultados no son comparables.

- Decidir puede conllevar tensiones con otras personas dentro de la organización, es parte del proceso de decisión, acéptalo con naturalidad y ayúdales a aceptarlo.

El Ego en la toma de decisiones

Uno de los principales enemigos de la delegación de tareas o decisiones es el ego: ego por participar en todo, por decidirlo todo, por tener razón en todo, por ser reconocido. Tener el ego bajo control requiere de voluntad…, estamos en una sociedad que valora más el éxito individual que grupal y renunciar al protagonismo es complicado…, por eso hay que tenerlo muy vigilado :-)

Espero que estos consejos te ayuden a mejorar el proceso de toma de decisiones.

Un abrazo.